Pitat
「今のExcel運用を続けるべきなのか」
「そろそろシステム化を検討した方がいいのか」
実際、多くの医療機関や介護施設では今もExcelを使ってシフトを作成しています。
Excelは自由度が高く、コストも低く、現場に浸透しています。
そのため、
「わざわざシステムを導入する必要があるのか」
と考えるのも自然なことです。
一方で、
- シフト作成に何時間もかかる
- の調整が大変
- 夜勤の公平性に悩む
- 急な欠勤対応がつらい
といった課題を抱えている施設も少なくありません。
そこで今回は、
Excel運用を続けるべき施設
と
システム化を検討すべき施設
の違いを解説します。
Excelは悪者ではない
まず最初にお伝えしたいことがあります。
それは、
Excelは非常に優秀なツールである
ということです。
実際、多くの施設がExcelで問題なく運用しています。
Excelには次のようなメリットがあります。
- 導入コストがほぼ不要
- 自由にカスタマイズできる
- 職員が使い慣れている
- 特別な研修が不要
小規模施設やシンプルな勤務体系であれば、
十分運用できます。
問題は、
Excelそのものではなく、
管理する条件の数
なのです。
Excel運用が向いている施設
以下に当てはまる施設は、無理にシステム化する必要はありません。
スタッフ数が少ない
例えば10名程度の施設であれば、管理する組み合わせもそれほど多くありません。
希望休や夜勤回数も把握しやすいため、Excel運用でも十分対応できます。
勤務パターンが単純
- 日勤
- 夜勤
程度のシンプルな勤務体系であれば、調整の難易度も比較的低くなります。
シフト作成時間が短い
毎月1〜2時間程度でシフトが完成しているのであれば、無理にシステム化するメリットは大きくありません。
担当者の負担が小さい
シフト作成がストレスになっておらず、修正依頼も少ない場合は現状維持も有力な選択肢です。
システム化を検討すべき施設
逆に、次のような状況があるなら検討の価値があります。
スタッフ数が20名を超えている
スタッフが増えるほど、シフト作成の難易度は急激に上がります。
20名を超える頃から、
- 希望休
- 夜勤
- 連続勤務
- 必要人数
の調整だけでも大きな負担になります。
30名、40名規模になると、人間の記憶だけで管理するのは現実的ではありません。
シフト作成に毎月何時間もかかる
例えば、
- 下書き作成 3時間
- 修正対応 3時間
- 最終調整 2時間
合計8時間。
これが毎月発生すると、
年間96時間になります。
つまり丸4日分以上の労働時間です。
その時間を本来業務へ使えたらどうでしょうか。
スタッフ育成や業務改善へ充てられる時間は大きく増えるはずです。
夜勤や休日勤務の公平性に悩んでいる
シフト作成で最も難しいのが公平性です。
例えば、
- 夜勤回数
- 土日勤務
- 祝日勤務
- 連休取得
を完全に均等化することは簡単ではありません。
特に
の現場では、
「できる人に頼る」
状態になりやすくなります。
その結果、
特定スタッフへ負担が集中してしまいます。
希望休の調整が限界になっている
最近はワークライフバランスを重視する職員が増えています。
そのため、
希望休の重要性も高まっています。
しかし、
- 希望休
- 必要人数
- スキル配置
を同時に考えるのは非常に困難です。
毎月、
「希望休の調整だけで疲れる」
という状態なら、仕組みの見直しが必要かもしれません。
シフト作成が属人化している
意外と見落とされるポイントです。
もし、
「この人しかシフトを作れない」
状態になっているなら注意が必要です。
担当者が異動や退職をした場合、
シフト作成そのものが止まってしまいます。
組織としては大きなリスクです。
システム化で失敗する施設の特徴
一方で、
システムを導入すればすべて解決するわけではありません。
失敗する施設には共通点があります。
それは、
現場の運用を無視していること。
例えば、
- 入力が複雑
- 操作が難しい
- 今までのやり方を大きく変える
といったシステムは定着しません。
現場が使い続けられることが重要です。
良いシステム選びのポイント
導入を検討する場合は、
以下を確認しましょう。
- 希望休を考慮できるか
- 夜勤配置に対応できるか
- スキル配置を考慮できるか
- 公平性を担保できるか
- 現場で運用しやすいか
そしてもうひとつ重要なのが、
今の業務フローを活かせるか
です。
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Pitat-Shiftという選択肢
Pitat-Shiftは、医療機関・介護施設向けに開発されたシフト自動作成SaaSです。
特徴は、
Excelを捨てなくていいこと。
多くのシステムが
「新しい操作を覚えてください」
という形なのに対し、
Pitat-Shiftは
を活用しながらシフト作成を行います。
そのため、
現場の負担を増やさずに、
- 希望休
- 必要人数
- 夜勤配置
- スキル配置
- 公平性
を考慮したシフト作成が可能になります。
システム化したい。
でもExcelは捨てたくない。
そんな施設のために設計されたサービスです。
関連記事：
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まとめ
Excel運用とシステム化。
どちらが正しいというわけではありません。
重要なのは、
現在の運用が施設規模や業務負荷に合っているかです。
もし、
- スタッフ数が増えてきた
- シフト作成に時間がかかる
- 公平性に悩んでいる
- 希望休調整が大変
- 属人化している
という状況であれば、
システム化を検討する価値は十分にあります。
そしてその際は、
現場が使い続けられる仕組みであることを忘れてはいけません。
Pitat-Shiftは、Excel運用の良さを残しながら、シフト作成の負担を大幅に軽減することを目指したサービスです。
「Excelを続けるべきか、システム化すべきか」
悩んでいる方は、一度比較検討してみてはいかがでしょうか。
