Pitat
多くの施設では今でもExcelを使ってシフトを作成しています。
実際、Excelは非常に優秀なツールです。
費用もかからず、自由度も高く、ほとんどの現場で使い慣れています。
しかし、スタッフ数が増えたり、施設独自のルールが増えたりすると、Excelだけでシフトを管理することに限界が見えてきます。
今回は、現場でよく起きる「5つの失敗例」を紹介します。
Excelで看護師シフト表を作成する基本手順と役立つ関数
Excelで効率的にシフト表を作成・管理するためには、手作業でのチェックを減らし、関数による自動集計を取り入れることが不可欠です。以下に、すぐに使える具体的な手順とExcel関数を紹介します。
ステップ1: 記号（勤務形態）の統一
まずは、勤務形態を表す記号を統一します。例えば、「日（日勤）」「夜（夜勤）」「明（夜勤明け）」「休（公休）」のように1文字で表すルールを作ります。表記がバラバラ（例：「日勤」「日」「日勤帯」などが混在）だと、Excelでの自動集計が正しく機能しません。
ステップ2: COUNTIF関数を用いた自動集計
シフトの合計回数や、日ごとの出勤人数を人間の目で1つずつ数えるのはミスの温床です。ExcelのCOUNTIF（カウントイフ）関数を使えば、これらをリアルタイムで自動集計できます。
① 個人ごとの当月勤務回数の集計
スタッフ個人の行（例: C3セルからAG3セルまでが1日〜31日のシフト）に対して、以下の数式を入力することで、そのスタッフが当月何回夜勤に入るかを自動カウントできます。
=COUNTIF(C3:AG3, "夜")
同様に、公休数の確認も =COUNTIF(C3:AG3, "休") で自動化できます。これにより、「特定の人だけ夜勤が多すぎる」「公休日数が足りない」といった不公平やミスを未然に防ぎます。
② 日ごとの出勤人数の集計
日付ごとの列（例: 1日のシフトがC3セルからC22セルまで）に対して、日勤の必要人数（例: 4名以上）が確保できているかをチェックします。
=COUNTIF(C3:C22, "日")
列の最下部にこの数式を配置することで、「この日は日勤が足りない」「夜勤が1人しかいない」といった人数不足を即座に検知できます。
失敗例① の見落とし
最も多いトラブルが希望休の見落としです。
スタッフが提出した希望休を転記したつもりでも、
- 入力漏れ
- コピー漏れ
- 行のずれ
- 修正忘れ
などが発生することがあります。
シフト完成後に
「この日は休み希望を出していました」
と言われ、作り直しになるケースも少なくありません。
希望休はスタッフの信頼に直結します。
たった1件のミスでも職場の不満につながる可能性があります。
失敗例② 夜勤間隔のミス
夜勤を含むシフトでは、
- 夜勤明けの翌日勤務
- 夜勤回数の偏り
- 連続夜勤
- 休息時間不足
などをチェックする必要があります。
スタッフが20名を超えてくると、人間の目だけで確認するのはかなり大変です。
シフトを完成させたあとに、
「Aさんだけ夜勤が多すぎる」
「夜勤間隔のルールを満たしていない」
という問題が見つかることもあります。
失敗例③ 必要人数を満たせない
シフト担当者が最も頭を悩ませる問題です。
例えば、
- 日勤は4名必要
- 夜勤は2名必要
- リーダーは必須
という条件がある場合、
希望休を優先していくと、いつの間にか必要人数を満たせなくなります。
Excelでは人数不足を自動検知できないため、作成者が何度も確認する必要があります。
結果として、
「シフト作成→確認→修正」
を何度も繰り返すことになります。
失敗例④ スキル配置の漏れ
医療・介護現場では、
- リーダー
- 看取り対応者
- 認定看護師
- 特定業務経験者
など、特定スキルを持つスタッフが必要な場合があります。
しかしExcelでは、
「その日に必要スキルが配置されているか」
を自動判定できません。
そのため、
完成したと思ったシフトを後から見返すと、
「この日の夜勤にリーダーがいない」
という事態が発生します。
人数だけでなく、スキルの配置まで考慮しなければならないことが、シフト作成を難しくしている大きな要因です。
失敗例⑤ 公平性の問題
シフト作成で最も難しいのが公平性です。
例えば、
- 夜勤回数
- 土日勤務回数
- 連休取得回数
- 希望シフトの反映率
などを完全に公平にすることは簡単ではありません。
作成者に悪意がなくても、
- ベテランに負担が集中する
- 同じ人ばかり休日出勤になる
- 若手だけ希望が通らない
といった状況が起こります。
公平性への不満は離職理由にもつながりやすいため、管理者としてはできる限り避けたい問題です。
もし、現在Excelでのシフト作成に限界を感じつつも、「使い慣れたExcelからは離れたくない」とお考えであれば、Pitat-Shiftが提供している無料の最適化Excelテンプレートをお試しください。面倒なマクロの設定などは一切不要で、必要情報を入力してアップロードするだけで自動作成のパワーを体験できます。
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Excelが悪いわけではない
ここまで失敗例を紹介しましたが、Excelが悪いわけではありません。
むしろExcelは、
- 手軽
- 導入コストが低い
- 誰でも使える
という大きなメリットがあります。
実際、多くの施設がExcelによってシフト管理を行っています。
問題なのは、
「人間がチェックしなければならない条件が増えすぎている」
ことになります。
スタッフ数が増えれば増えるほど、
管理者の経験や勘だけでは対応が難しくなります。
Pitat-Shiftという選択肢
Pitat-Shiftは、医療機関・介護施設向けに開発されたシフト自動作成SaaSです。
特徴は、
Excel運用をそのまま活かせること。
新しい入力方式を覚える必要はありません。
現在使っている
に近い感覚で運用しながら、
- 希望休
- 夜勤間隔
- 必要人数
- スキル配置
- 公平性
といった複雑な条件を自動で考慮してシフトを作成できます。
「Excelは使い続けたい」
「でもシフト作成の負担は減らしたい」
そんな施設のために設計されたサービスです。
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まとめ
Excelは今でも優れたシフト作成ツールです。
しかし、
- 希望休
- 夜勤
- 必要人数
- スキル配置
- 公平性
といった条件が増えるほど、管理者の負担も増えていきます。
もし毎月、
「シフト作成に何時間もかかる」
「何度も修正している」
「公平性に悩んでいる」
のであれば、一度シフト作成の自動化を検討してみる価値があるかもしれません。
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まずは現在のシフト作成と比較して、その違いを体験してみてください。
