看護師のシフト作成にかかる時間は？自動化で削減できる業務時間を試算

看護師のシフト作成に毎月どれくらいの時間がかかっているでしょうか。

看護師長やシフト担当者の中には、「毎月数日かけて勤務表を作成している」「休日に持ち帰って調整している」という方も少なくありません。

看護師のシフト作成は単なる表作りではなく、希望休や夜勤回数、人員配置、スキルバランスなど多くの条件を同時に考慮する必要があります。そのため、担当者の負担が大きくなりやすい業務です。

この記事では、看護師のシフト作成にかかる時間の目安や、シフト自動作成によってどの程度の業務時間を削減できるのかを解説します。

看護師のシフト作成にどれくらい時間がかかるのか

施設規模や運用ルールによって差はありますが、看護師シフト作成には想像以上の時間がかかっています。

20〜30名規模の病棟でも数時間から十数時間

例えば30名程度の看護師が在籍する病棟の場合、一般的には以下のような作業が発生します。

・希望休の回収

・夜勤回数の調整

・連勤数の確認

・休日数の調整

・スキル配置の確認

・勤務表の最終チェック

これらをExcelで手作業で行う場合、数時間から十数時間かかることも珍しくありません。

特に希望休が集中する月や、人員不足が発生している職場では、さらに調整時間が増加します。

実際には「作成時間」より「調整時間」が大きい

多くの担当者が苦労するのは、シフトを入力する作業ではありません。

本当に時間を消費するのは調整作業です。

例えば、

「この人の希望休を通すと夜勤人数が足りない」

「ベテラン看護師と新人看護師の組み合わせを考慮したい」

「先月より夜勤回数が偏ってしまう」

といった問題が次々に発生します。

勤務表を一度作って終わりではなく、何度も修正を繰り返すことになります。

シフト作成が難しい理由

考慮すべき条件が非常に多い

看護師シフト作成では、単純に空いている日に勤務を割り当てればよいわけではありません。

主な考慮事項だけでも、

・希望休

・夜勤回数

・連続勤務日数

・公休日数

・勤務間隔

・資格要件

・スキルバランス

・病棟ごとの必要人数

などがあります。

さらに施設独自のルールが加わることもあります。

条件同士が衝突する

シフト作成を難しくしている最大の理由は、条件同士がぶつかることです。

例えば、

・希望休を優先すると夜勤要員が不足する

・公平性を重視するとスキル配置が難しくなる

・人員配置を優先すると希望休が通りにくくなる

といった状況が発生します。

担当者はこれらのバランスを取りながら勤務表を完成させなければなりません。

経験や勘に依存しやすい

長年シフトを作成している看護師長ほど、頭の中に多くの暗黙ルールを持っています。

そのため、

「この人とこの人は同じ日に配置した方がよい」

「この曜日は特に人員を厚くしたい」

といった判断を経験的に行っています。

しかし、この方法は担当者の負担が大きく、属人化の原因にもなります。

シフト作成にかかる時間を試算してみる

では実際にどの程度の時間が発生しているのでしょうか。

月10時間かかる場合

仮に毎月10時間かけてシフト作成を行っているとします。

年間では、

10時間 × 12か月 = 120時間

になります。

これは約15日分の労働時間に相当します。

月15時間かかる場合

人員不足や複雑な勤務条件がある施設では、月15時間以上かかるケースもあります。

15時間 × 12か月 = 180時間

年間180時間です。

1年間で約22日分の労働時間になります。

つまり、ほぼ1か月分の業務時間をシフト作成だけに費やしている計算になります。

シフト自動作成でどこまで削減できるのか

作業時間の大半は条件調整

シフト自動作成の価値は入力作業の削減ではありません。

本当に大きいのは、条件調整の負担軽減です。

希望休や夜勤回数、公休日数などの条件をシステム側で考慮できれば、担当者はゼロから組み立てる必要がなくなります。

確認作業に集中できる

自動作成後は、

・条件違反がないか

・現場運用に合っているか

・特殊なケースがないか

を確認する作業が中心になります。

その結果、作成時間を大幅に短縮できる可能性があります。

シフト自動作成で得られるのは時間だけではない

公平性を確保しやすい

夜勤回数や休日数の偏りは、不満やクレームにつながりやすいポイントです。

シフト自動作成を活用することで、公平性を意識した勤務表を作りやすくなります。

担当者の精神的負担を軽減できる

シフト作成担当者の多くは、

「誰かに不公平だと思われないか」

「勤務表にミスがないか」

というプレッシャーを抱えています。

作業時間だけでなく、この精神的な負担も見逃せません。

引き継ぎしやすくなる

Excelだけで運用している場合、担当者の経験やノウハウに依存しやすくなります。

一方でシステム化が進むと、ルールや条件を見える化しやすくなり、引き継ぎもスムーズになります。

シフト作成を効率化する選択肢としてのPitat-Shift

シフト作成に多くの時間がかかる原因は、勤務表の入力ではなく複雑な条件調整にあります。

Pitat-Shiftは、

・希望休の考慮

・夜勤配置の最適化

・スキル配置への対応

・公平性の確保

といった看護師シフト作成で重要な条件を考慮しながら、勤務表作成を支援するシステムです。

また、Excel運用を活かしながら導入できるため、現場の業務フローを大きく変えずに活用できます。

まとめ

看護師のシフト作成は、単なる事務作業ではありません。

希望休、夜勤、公平性、人員配置など、多くの条件を同時に満たす必要があり、その結果として毎月数時間から十数時間もの業務時間が発生しています。

年間で考えると、シフト作成だけで100時間以上を費やしているケースも珍しくありません。

もし毎月の勤務表作成に多くの時間を取られているのであれば、作業そのものではなく「調整業務」を効率化できないかを見直してみる価値があります。

シフト自動作成の活用は、業務時間の削減だけでなく、公平性の向上や属人化防止にもつながる有効な選択肢の一つです。