シフト作成ソフトとExcelはどちらがおすすめ？メリット・デメリットを徹底比較

看護師のシフト作成を行う際、「Excelを使い続けるべきか、それともシフト作成ソフトを導入すべきか」で悩む施設は少なくありません。

実際、多くの病院や介護施設では現在もExcelによるシフト管理が行われています。一方で、人手不足や業務効率化の必要性からシフト作成ソフトを導入する施設も増えています。

この記事では、シフト作成ソフトとExcelの違いを比較し、それぞれのメリット・デメリットや選び方のポイントを解説します。

シフト作成ソフトとExcelの違いとは？

まずは両者の違いを整理してみましょう。

どちらが優れているというよりも、施設規模や運用方法によって向き不向きがあります。

Excelでシフト作成を行うメリット

まずはExcelのメリットを見ていきましょう。

導入コストが低い

Excelは多くの施設ですでに利用されています。

そのため、

• 新たな契約が不要
• 操作教育が少ない
• すぐに利用開始できる

というメリットがあります。

特に小規模施設では導入しやすい方法です。

自由にカスタマイズできる

Excelは自由度が高く、

• 独自ルール
• 特殊勤務
• 施設独自の表記

にも柔軟に対応できます。

長年運用している勤務表には現場独自の工夫が多く盛り込まれていることもあります。

職員が使い慣れている

新しいシステムを覚える必要がないため、現場の抵抗感が少ない点もメリットです。

Excelでシフト作成を行うデメリット

一方でExcelには限界もあります。

人数が増えると管理が難しい

例えば、

• 20人
• 30人
• 50人

と人数が増えるほど調整作業は複雑になります。

希望休や夜勤回数の管理だけでも大きな負担になります。

公平性の確認に時間がかかる

夜勤回数や土日勤務回数を確認するために、

• 集計
• 計算
• チェック

を繰り返す必要があります。

修正が発生するたびに再確認が必要になります。

属人化しやすい

Excel運用では、

「この勤務表は担当者しか作れない」

という状況が発生しやすくなります。

担当者の異動や退職時に大きなリスクとなります。

シフト作成ソフトのメリット

続いてシフト作成ソフトの特徴を見ていきましょう。

希望休調整を効率化できる

多くのシフト作成ソフトでは、

• 希望休登録
• 集計
• 反映

を効率的に行えます。

紙やメールで管理する場合と比較して作業負担を減らせます。

夜勤回数や公平性を確認しやすい

看護師シフトでは公平性が重要です。

システムによっては、

• 夜勤回数
• 土日勤務回数
• 連続勤務

などを自動で確認できます。

担当者のチェック負担を軽減できます。

作成時間を短縮できる

特に大規模施設では効果が大きくなります。

毎月数時間から数十時間かかっていた作業を短縮できるケースもあります。

属人化を防ぎやすい

ルールがシステム上に整理されるため、

• 引き継ぎしやすい
• 担当者変更に対応しやすい

というメリットがあります。

シフト作成ソフトのデメリット

もちろんシステムにも注意点があります。

導入コストが発生する

システム利用には費用がかかります。

比較時には、

• 月額料金
• 初期費用
• サポート費用

を確認する必要があります。

初期設定が必要

シフト作成ソフトは導入しただけでは使えません。

施設ごとのルールを設定する必要があります。

現場に合わない場合がある

高機能なシステムでも、

• 独自ルールに対応できない
• 操作が複雑
• 現場に定着しない

といったケースがあります。

導入前に十分な確認が必要です。

どんな施設ならExcelがおすすめ？

以下のような施設はExcel運用でも対応できる場合があります。

小規模施設

例えば、

• 10〜20名程度
• シフトルールが比較的単純

であれば、Excelでも運用しやすい場合があります。

シフト作成負担が大きくない

現在の運用で、

• 作成時間が短い
• 担当者負担が少ない

のであれば、無理にシステム化する必要はありません。

どんな施設ならシフト作成ソフトがおすすめ？

次のようなケースではシステム導入の効果が期待できます。

人数が多い

30名以上になると調整負担が大きくなります。

特に病棟単位で複数職種が関わる場合は複雑性が増します。

夜勤調整が大変

次のような悩みがある場合です。

• 夜勤公平性を保ちたい
• 夜勤可能者が限られている
• スキル配置を考慮したい

シフト作成に長時間かかる

毎月、

• 数日かけて作成している
• 何度も修正している

場合は見直しの余地があります。

システム選定で確認したいポイント

導入を検討する場合は以下を確認しましょう。

希望休対応

希望休をどこまで柔軟に扱えるかは重要です。

夜勤公平性

夜勤回数だけでなく、

• 土日勤務
• 連続勤務

も確認できるかを見ましょう。

Excelとの連携

現場ではExcel運用が根付いていることも多くあります。

完全に置き換えるのではなく、Excelと連携できるかも重要なポイントです。

サポート体制

導入後に相談できる体制があるかも確認しましょう。

Pitat-Shiftが目指していること

シフト作成ソフトを導入したいと思っていても、

「今のExcel運用をすべて捨てるのは不安」

という声は少なくありません。

実際、多くの施設では長年培ったExcel運用のノウハウがあります。

Pitat-Shiftは、Excel運用を活かしながら、

• 希望休調整
• 夜勤公平性
• スキル配置
• シフト作成効率化

を支援することを目指しています。

現場の運用を大きく変えずに活用できる仕組みを重視しています。

まとめ

シフト作成ソフトとExcelには、それぞれメリットとデメリットがあります。

Excelが向いている施設

• 小規模施設
• シフトルールが単純
• 作成負担が少ない

シフト作成ソフトが向いている施設

• 30名以上の職場
• 夜勤調整が複雑
• シフト作成に時間がかかる
• 属人化を解消したい

重要なのは、「どちらが優れているか」ではなく、自施設の課題に合った方法を選ぶことです。

現在のシフト作成に負担を感じている場合は、一度運用方法を見直してみることをおすすめします。