看護師シフト作成を効率化する方法｜担当者の負担を減らすポイント

看護師のシフト作成を効率化したいと考えている病院や介護施設は少なくありません。希望休の調整や夜勤配置、公平性の確保など、看護師のシフト作成には多くの時間と労力が必要です。

特にExcelで運用している施設では、「毎月数日かけて勤務表を作成している」「修正対応だけで何時間もかかる」というケースもあります。この記事では、看護師シフト作成を効率化する方法と、担当者の負担を減らすためのポイントを解説します。

なぜ看護師シフト作成は時間がかかるのか

効率化を考える前に、まずはシフト作成に時間がかかる原因を整理しましょう。

考慮すべき条件が多すぎる

看護師の勤務表には次のような条件があります。

• 希望休
• 夜勤回数
• 連続勤務日数
• 必要人数
• スキル配置
• 有給休暇
• 新人教育体制
• リーダー配置

これらを同時に満たそうとすると、修正作業が何度も発生します。

シフト変更が頻繁に発生する

勤務表が完成した後でも、

• 希望休追加
• 急な欠勤
• 体調不良
• 退職や異動

などにより再調整が必要になります。

その結果、担当者の負担が大きくなります。

作成ルールが曖昧になっている

施設によっては、

• 夜勤回数の基準
• 希望休の優先順位
• 土日勤務の考え方

が明文化されていない場合があります。

ルールが曖昧だと毎月ゼロから判断することになり、作業時間が増加します。

シフト作成を効率化する5つの方法

ここからは実際に効率化につながる方法を紹介します。

1. シフト作成ルールを標準化する

最も効果が大きいのがルールの標準化です。

明文化しておくべき項目

• 夜勤回数の上限
• 連続勤務日数
• 希望休の受付ルール
• 土日勤務の考え方
• スキル配置基準

これらを文書化しておくことで判断に迷う時間を減らせます。

属人化を防げる

担当者だけが知っているルールがあると、引き継ぎが困難になります。

ルールを共有することで誰でも一定品質の勤務表を作成しやすくなります。

2. 希望休を早めに回収する

希望休の提出が遅れるとシフト作成全体が遅れます。

締切日を固定する

例えば、

• 毎月15日締切
• 毎月20日締切

など提出期限を統一すると管理しやすくなります。

回収方法を統一する

紙、メール、口頭など複数の方法が混在すると確認漏れが発生します。

できるだけ提出方法を統一しましょう。

3. 夜勤から先に配置する

シフト作成では夜勤配置が最も難しい作業です。

夜勤は制約が多い

例えば、

• 夜勤可能者が限られる
• 夜勤明けの休みが必要
• 回数の公平性を考慮する

など複数条件があります。

そのため、多くの施設では夜勤を先に配置し、その後に日勤を埋めています。

後戻りを減らせる

先に夜勤を確定することで大規模な修正を避けやすくなります。

4. Excelファイルを整理する

Excel運用を続ける場合でも改善できるポイントがあります。

情報を一元管理する

次の情報が複数ファイルに分散していると管理が煩雑になります。

• 希望休一覧
• 資格情報
• 夜勤実績
• 勤務表

必要な情報を整理することで作業効率が向上します。

入力ルールを統一する

入力形式がバラバラだと集計ミスの原因になります。

例：

表記ルールを統一するだけでも管理しやすくなります。

5. シフト作成システムを活用する

近年はシフト作成システムを利用する施設が増えています。

自動化できる業務

システムによっては、

• 希望休反映
• 夜勤回数調整
• 必要人数チェック
• スキル配置確認

などを自動化できます。

作成時間の短縮が期待できる

毎月数時間から数十時間かかっている作業を大幅に削減できるケースもあります。

特に30名以上の職場では効果を感じやすい傾向があります。

効率化で失敗するケース

効率化を進める際には注意点もあります。

希望休を無視してしまう

作業時間短縮だけを優先すると職員満足度が低下します。

シフト作成の目的は単なる効率化ではなく、現場が円滑に運営できる勤務表を作ることです。

公平性が崩れる

夜勤や土日勤務が特定の職員に偏ると不満につながります。

効率化と公平性の両立が重要です。

現場運用に合わない仕組みを導入する

高機能なシステムでも、現場の運用と合わなければ定着しません。

現在の業務フローを大きく変えずに導入できるかも重要なポイントです。

Pitat-Shiftが目指していること

シフト作成担当者の多くは、本来の看護管理業務やマネジメント業務の合間に勤務表を作成しています。

しかし現実には、

• 希望休調整
• 夜勤公平性の確認
• スキル配置確認
• Excel修正作業

に多くの時間を費やしています。

Pitat-Shiftは、現在のExcel運用を活かしながら、希望休・夜勤公平性・スキル配置を考慮したシフト作成を支援することを目指しています。

現場に合わせた運用を維持しながら、シフト担当者の負担軽減を実現することを大切にしています。

まとめ

看護師シフト作成を効率化するためには、

• シフト作成ルールを標準化する
• 希望休を早めに回収する
• 夜勤から先に配置する
• Excel管理を整理する
• シフト作成システムを活用する

ことが有効です。

シフト作成は病院や施設運営に欠かせない重要業務ですが、多くの担当者が長時間の調整作業に悩んでいます。

まずは現在の運用を見直し、ルール整理や業務改善から始めることで、シフト作成にかかる負担を大きく減らすことができるでしょう。