看護師シフト作成を時短する7つの方法｜勤務表作成を効率化するコツ

看護師シフト作成の時短は、多くの看護師長やシフト担当者にとって大きな課題です。希望休や夜勤、公平性、スキル配置などを考慮しながら勤務表を作成するため、毎月何時間、場合によっては数日かかることも珍しくありません。

しかし、シフト作成の手順や運用を見直すだけでも、作業時間を大幅に短縮できる可能性があります。この記事では、現場で実践しやすい「時短のコツ」を7つ紹介します。

なぜシフト作成は時間がかかるのか

シフト作成に時間がかかる理由は、単純にスタッフの人数が多いからではありません。

例えば、次のような条件を同時に考慮する必要があります。

• 希望休
• 夜勤回数
• 必要人数
• リーダー配置
• スキルバランス
• 連続勤務
• 公休日数
• 労働時間

条件が増えるほど調整の回数も増え、修正を繰り返すことになります。

方法1　希望休を先に確定する

希望休が確定していない状態で勤務表を作り始めると、後から何度も修正が必要になります。

おすすめは、

• 提出期限を決める
• 締切後は原則変更しない
• 特別な事情のみ個別対応する

という運用です。

シフト作成前に条件を確定させることが、最も効果的な時短につながります。

方法2　夜勤から配置する

夜勤は最も調整が難しい勤務です。

最初に

1. 夜勤
2. 夜勤明け
3. 公休
4. 日勤

の順番で配置すると、後から修正する回数を減らせます。

方法3　毎月同じルールで作成する

担当者によってルールが変わると、毎月ゼロから考えることになります。

例えば、

• 夜勤回数の目安
• 土日勤務の考え方
• 希望休の優先順位
• リーダー配置の基準

などを統一しておくと、迷う時間が減ります。

方法4　Excelの入力ルールを統一する

Excelを利用している施設では、

• 勤務コード
• 色分け
• 入力方法
• ファイル名
• 保存場所

を統一しておくことが重要です。

入力ルールが統一されるだけでも、確認作業や修正作業を減らせます。

方法5　公平性を数値で確認する

シフト完成後に、

• 夜勤回数
• 土日勤務
• 遅番回数
• 勤務日数

などを一覧で確認できるようにすると、後から一人ずつ数え直す必要がありません。

公平性を「感覚」ではなく「数字」で確認することが時短にもつながります。

方法6　修正はまとめて行う

勤務表を作りながら細かな修正を繰り返すと、全体のバランスが崩れやすくなります。

まずは全体を完成させ、その後に

• 希望休
• バランス
• スキル配置

などをまとめて確認する方が効率的です。

方法7　シフト作成支援システムを活用する

スタッフ数や条件が増えるほど、手作業での調整には限界があります。

シフト作成支援システムを利用すれば、

• 希望休
• 夜勤回数
• 必要人数
• スキル配置

などを考慮した勤務表の候補を短時間で作成できます。

担当者は最終確認や微調整に集中できるため、毎月の負担を軽減できます。

時短のために見直したいポイント

シフト作成時間が長い施設では、次のような課題が見られることがあります。

時短だけを目的にしないことも大切

勤務表は早く作ることだけが目的ではありません。

時短を優先しすぎると、

• 夜勤が偏る
• 希望休が通りにくい
• スキル配置が不十分になる

など、現場に負担がかかる場合があります。

重要なのは、「効率」と「公平性」の両立です。

Pitat-Shiftが目指していること

Pitat-Shiftは、医療機関や介護施設のシフト作成時間を短縮しながら、公平性や安全性も維持できる環境を目指しています。

希望休や夜勤回数、スキル配置など、現場で重要となる条件を考慮した勤務表を作成し、担当者は最終調整に集中できます。

また、Excelを活用した運用を前提としているため、現在の業務フローを大きく変更せずに導入しやすいことも特徴です。

まとめ

看護師シフト作成を時短するには、特別なノウハウよりも、日々の運用を見直すことが重要です。

今回紹介した7つの方法は次のとおりです。

1. 希望休を先に確定する
2. 夜勤から配置する
3. 毎月同じルールで作成する
4. Excelの入力ルールを統一する
5. 公平性を数値で確認する
6. 修正はまとめて行う
7. シフト作成支援システムを活用する

シフト作成の負担は、担当者一人が抱え込むものではありません。運用ルールやツールを見直すことで、作業時間を短縮しながら、スタッフ全員が納得しやすい勤務表づくりを目指しましょう。