看護師の勤務表の作り方｜シフト担当者向け基本手順を解説

看護師の勤務表作成は、病院や介護施設の運営を支える重要な業務です。しかし、希望休や夜勤回数、公平性、人員配置など考慮すべき条件が多く、「毎月の勤務表作成に時間がかかる」と悩む担当者も少なくありません。

この記事では、看護師の勤務表の作り方を基本から解説します。これからシフト作成を担当する方や、勤務表作成を効率化したい方はぜひ参考にしてください。

看護師の勤務表作成が難しい理由

看護師の勤務表は、単純に勤務を割り当てれば完成するものではありません。

考慮すべき条件が多い

一般的な病棟では、以下のような条件を同時に考慮する必要があります。

• 希望休
• 公休日数
• 夜勤回数
• 連続勤務日数
• スキル配置
• 各勤務帯の必要人数
• 夜勤明けの休息
• スタッフ間の公平性

1つの条件を満たそうとすると、別の条件に影響することも多くあります。

人数が増えるほど複雑になる

スタッフ数が増えるほど勤務パターンの組み合わせは爆発的に増加します。

20人規模であっても人力で最適な勤務表を作ることは簡単ではありません。30人、50人規模になると、Excelだけで調整する負担はさらに大きくなります。

看護師の勤務表作成の基本手順

ここからは一般的な勤務表作成の流れを紹介します。

1. 必要人数を確認する

最初に各勤務帯で必要となる人数を確認します。

例：

この人数が勤務表作成の土台になります。

2. 公休日数を設定する

次に各スタッフの公休日数を確認します。

• 法定休日
• 施設独自の休日ルール
• 有給休暇
• 特別休暇

などを整理し、勤務可能日数を把握します。

3. 希望休を反映する

スタッフから提出された希望休を入力します。

希望休は職員満足度に大きく影響するため、可能な限り反映したい項目です。

ただし希望休を優先しすぎると勤務人数不足が発生することもあるため、全体のバランスを考慮する必要があります。

4. 夜勤担当者を配置する

次に夜勤を配置します。

夜勤から先に決める理由

夜勤は最も制約が多い勤務です。

例えば、

• 夜勤明けは休み
• 夜勤回数上限
• 夜勤可能者の限定
• ベテラン配置

などの条件があります。

日勤から埋めてしまうと夜勤担当者が不足するケースがあるため、多くの施設では夜勤を優先して配置します。

5. 早番・遅番を配置する

夜勤配置後に早番・遅番を割り当てます。

病棟や施設によっては、

• リーダー配置
• 特定資格保有者の配置
• 新人教育担当の配置

なども考慮します。

6. 日勤を埋める

最後に日勤を配置します。

ここで必要人数を満たしているか確認しながら調整を行います。

勤務表作成でよくある失敗

勤務表作成では次のようなミスが発生しやすくなります。

希望休ばかり優先してしまう

希望休をできるだけ通そうとして勤務人数不足が発生するケースがあります。

勤務表は全体最適が重要です。

夜勤の偏りが発生する

特定スタッフに夜勤が集中すると不満につながります。

以下を定期的に確認しましょう。

• 夜勤回数
• 土日勤務回数
• 遅番回数
• 連休取得状況

特定担当者しか作れなくなる

長年同じ担当者が勤務表を作ると属人化が発生します。

担当者が異動・退職した際に業務継続が難しくなるため、作成ルールの文書化も重要です。

Excelで勤務表を作るメリットと限界

多くの医療機関では現在もExcelで勤務表を作成しています。

Excelのメリット

• 導入コストが低い
• 多くの職員が使い慣れている
• 自由にカスタマイズできる

Excelの限界

一方で以下の課題もあります。

• 人数が増えると管理が困難
• 夜勤公平性の確認に時間がかかる
• 希望休調整が複雑
• 入力ミスが発生しやすい
• 担当者依存になりやすい

施設規模が大きくなるほど、Excelだけでの運用は負担が増加する傾向があります。

勤務表作成を効率化する方法

勤務表作成時間を削減するためには、以下の方法が有効です。

作成ルールを明文化する

まずはルールを整理しましょう。

例：

• 夜勤回数の基準
• 連続勤務上限
• 希望休の優先順位
• スキル配置基準

ルールが明確になるだけでも調整作業は大幅に減少します。

データを一元管理する

希望休や資格情報が複数のExcelファイルに分散していると管理が難しくなります。

勤務表作成に必要な情報は一元化しておくことが重要です。

シフト作成システムを活用する

近年はシフト作成システムを利用する施設も増えています。

システムを活用することで、

• 希望休の自動反映
• 夜勤回数の均等化
• スキル配置確認
• 作成時間短縮

などが期待できます。

Pitat-Shiftが目指していること

看護師の勤務表作成は、単なる事務作業ではありません。

現場を理解しながら、

• 希望休をできるだけ通したい
• 夜勤の不公平感を減らしたい
• スキル配置を守りたい
• 作成時間を短縮したい

という複数の課題を同時に解決する必要があります。

Pitat-Shiftは、現在のExcel運用を活かしながら、希望休・夜勤公平性・スキル配置を考慮したシフト作成を支援するサービスとして開発されています。

現場の運用を大きく変えずに導入できることを重視し、シフト担当者の負担軽減を目指しています。

まとめ

看護師の勤務表作成では、

• 必要人数の確認
• 公休日数の設定
• 希望休反映
• 夜勤配置
• 早番・遅番配置
• 日勤配置

という流れで作成するのが基本です。

しかし実際には希望休や夜勤公平性、スキル配置など多くの条件が絡み合うため、勤務表作成には大きな負担がかかります。

特にスタッフ数が増えるほど調整は難しくなり、Excelだけでの運用に限界を感じる施設も少なくありません。

まずは勤務表作成ルールを整理し、必要に応じてシステム活用も検討しながら、より効率的で公平なシフト作成を目指しましょう。