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看護師のシフト作成は、希望休や夜勤回数、スキル配置など多くの条件を考慮する必要があります。毎月の勤務表作成に悩んでいる担当者も少なくありません。この記事では、看護師シフト作成をスムーズに進めるためのコツを7つ紹介します。
なぜ看護師のシフト作成は難しいのか
一般的な勤務シフトと異なり、病院や介護施設のシフト作成では以下のような条件が存在します。
- 24時間365日の人員確保
- 夜勤・準夜勤の配置
- 希望休への対応
- スキルバランスの確保
- 労働時間管理
- 公平性への配慮
これらを同時に満たす必要があるため、経験豊富な担当者でも多くの時間を要します。
コツ1：最初に必要人数を確定する
勤務表を作る際は、まず各勤務帯に必要な人数を決めます。
例
勤務帯 | 必要人数 |
|---|---|
日勤 | 8名 |
遅番 | 3名 |
夜勤 | 2名 |
必要人数が曖昧なまま作成を始めると、後から大幅な修正が発生します。
まずは病棟運営に必要な最低人数を確定させることが重要です。
コツ2：希望休を先に配置する
多くの担当者は勤務を埋めてから希望休を調整します。
しかし効率的なのは逆です。
- 希望休を入力
- 研修や会議を反映
- 固定勤務者を配置
- 残りを調整
先に動かせない条件を確定させることで、後半の修正を減らせます。
コツ3：夜勤担当を先に決める
シフト作成で最も難しいのは夜勤配置です。
夜勤には以下のような制約があります。
- 夜勤回数の公平性
- 夜勤明け
- 連続勤務制限
- スキル要件
日勤から埋めると夜勤配置が困難になります。
そのため、
- 夜勤
- 夜勤明け
- 公休
を先に確定させる方法がおすすめです。
コツ4：スキルバランスを確認する
人数だけでなく、スキル配置も重要です。
例えば、
- リーダー看護師
- ベテラン看護師
- 中堅看護師
- 新人看護師
が偏ると、勤務中の負担が大きくなります。
特に夜勤では経験者が不在にならないよう注意が必要です。
よくある失敗
- 新人だけの日勤になる
- リーダー不在の日が発生する
- 夜勤経験者が不足する
人数だけでなく、役割ごとの配置も確認しましょう。
コツ5：公平性を数値で確認する
不満が出やすいのは公平性です。
以下の項目を集計して比較します。
項目 | 確認内容 |
|---|---|
夜勤回数 | 偏りがないか |
土日勤務 | 特定の人に集中していないか |
連休数 | 極端な差がないか |
希望休取得率 | 大きな差がないか |
感覚ではなく数字で確認することで納得感が高まります。
コツ6：修正前提で作成する
最初から完璧な勤務表を作ることは困難です。
作成途中で
- 急な退職
- 休職
- 病欠
- 入職
などが発生します。
そのため、
- 予備要員を確保する
- 偏りを残さない
- 一部修正で対応できる形にする
ことが大切です。
コツ7：シフト作成ルールを文書化する
担当者ごとに作り方が異なると属人化が発生します。
例えば、
- 希望休は月3日まで
- 夜勤回数は月4〜5回
- 土日勤務は均等化
などのルールを明文化します。
ルールが共有されることで、担当者が変わっても運用を継続できます。
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シフト作成を効率化する方法
スタッフ数が増えるほど、シフト作成は複雑になります。
例えば50人規模になると、
- 希望休
- 夜勤
- スキル配置
- 公平性
を同時に調整する必要があります。
Excelだけで管理している場合、作成や修正に多くの時間がかかることもあります。
近年はシフト作成ソフトを活用し、条件設定や公平性チェックを効率化する施設も増えています。
Pitat-Shiftが目指していること
Pitat-Shiftは、現場の運用を大きく変えることなくシフト作成の負担を減らすことを目指しています。
希望休への配慮だけでなく、
- 夜勤回数の公平性
- スキル配置
- 人員不足の防止
などを考慮しながら勤務表作成を支援します。
また、Excel運用を活かしながら導入できる仕組みを重視しています。
まとめ
看護師シフト作成のコツは以下の7つです。
- 必要人数を先に決める
- 希望休を先に配置する
- 夜勤を優先して組む
- スキルバランスを確認する
- 公平性を数値で確認する
- 修正前提で作成する
- ルールを文書化する
勤務表作成は病棟運営を支える重要な業務です。効率化だけでなく、スタッフが納得できる公平なシフトを目指すことが、働きやすい職場づくりにつながります。
