看護師シフト作成が属人化すると危険な理由｜担当者が辞めたらどうなる？

看護師長や主任としてシフト作成を担当している方の中には、

「シフト作成は自分しかできない」

「他の人に任せるのは不安」

「結局、自分がやった方が早い」

と感じている方も多いのではないでしょうか。

実際、多くの医療機関や介護施設では、シフト作成業務が特定の担当者に集中しています。

その担当者が長年の経験をもとに勤務表を作成し、現場は問題なく回っているように見えます。

しかし、この状態には大きなリスクがあります。

もし担当者が異動したらどうなるでしょうか。

もし突然退職したらどうなるでしょうか。

もし長期休職したらどうなるでしょうか。

今回は、シフト作成の属人化がなぜ危険なのか、そして組織としてどのように対策すべきかを解説します。

属人化とは何か

属人化とは、特定の人しか業務を理解していない状態を指します。

シフト作成においては、

・作成ルールを担当者しか知らない

・調整方法を担当者しか知らない

・過去の経緯を担当者しか知らない

・勤務バランスの考え方を担当者しか知らない

という状態です。

一見すると問題なく運用できているように見えます。

しかし、その安定は担当者個人の努力によって支えられているだけかもしれません。

なぜシフト作成は属人化しやすいのか

シフト作成は単純な作業ではありません。

希望休を集めて表に入力するだけではなく、多くの条件を同時に考慮する必要があります。

シフト作成には暗黙のルールが多い

例えば、

・夜勤はできるだけ公平にしたい

・新人とベテランを同じ日に配置したい

・特定のスタッフ同士の組み合わせに配慮したい

・経験者を休日にも配置したい

こうしたルールは就業規則に書かれているわけではありません。

長年の運用の中で作られた「現場の知恵」です。

問題は、それらが文書化されていないことです。

結果として、

「なぜこの配置になっているのか」

を説明できる人が担当者だけになります。

Excelファイルがブラックボックス化する

多くの施設ではExcelでシフトを作成しています。

長年使い続けたExcelには、

・複雑な関数

・独自ルール

・色分け

・計算式

が組み込まれています。

担当者本人は理解していますが、他の人が見ると意味が分からないケースも少なくありません。

その結果、

「触るのが怖いExcel」

が完成してしまいます。

担当者が辞めたら何が起きるのか

属人化の本当の問題は、担当者がいなくなったときに表面化します。

シフト作成に時間がかかるようになる

後任者はゼロからルールを理解しなければなりません。

これまで数時間で終わっていた作業が、

数日かかることもあります。

特に月末は、

・希望休回収

・勤務調整

・人員配置

が重なるため、現場への負担は大きくなります。

不公平感が生まれる

ルールを十分に理解していない状態でシフトを作成すると、

・夜勤回数の偏り

・土日勤務の偏り

・希望休の扱いの差

が発生しやすくなります。

すると、

「前の担当者の方が良かった」

という不満が出始めます。

シフトへの不満は、職場への不満につながることもあります。

トラブル対応ができなくなる

ベテラン担当者は、

「このスタッフはこういう事情がある」

「この組み合わせは避けた方がいい」

といった知識を持っています。

しかし、それが共有されていなければ後任者は判断できません。

結果として、

現場トラブルが増加する可能性があります。

実は退職よりも怖いこと

多くの管理者は、

「退職したら困る」

と考えます。

しかし実際には、

突然の休職の方が危険です。

引き継ぎ期間がない

退職の場合は引き継ぎ期間があります。

一方で、

病気や家庭事情による休職は突然発生します。

引き継ぎ資料がなければ、

翌月のシフト作成ができないという事態も起こり得ます。

管理職の業務が停止する

看護師長や主任には、

・スタッフ教育

・面談

・業務改善

・安全管理

など多くの業務があります。

シフト作成を引き継ぐために、それらの業務が後回しになることもあります。

結果として組織全体のパフォーマンスが低下します。

属人化が進んでいる施設の特徴

次の項目に当てはまる場合は注意が必要です。

チェックリスト

・シフト作成担当者が1人しかいない

・作成ルールが文書化されていない

・引き継ぎマニュアルがない

・Excelファイルの仕組みを他の人が説明できない

・担当者が休むと作業が止まる

・シフト作成に長時間かかる

・勤務調整の理由を説明できない

複数当てはまる場合は、属人化が進行している可能性があります。

属人化を防ぐために必要なこと

属人化は一朝一夕では解消できません。

しかし、少しずつ改善することは可能です。

ルールを見える化する

まず重要なのは、

シフト作成のルールを文書化することです。

例えば、

・夜勤回数の考え方

・希望休の優先順位

・連続勤務の基準

・スキル配置の基準

などです。

担当者の頭の中にある情報を共有財産に変える必要があります。

作成手順を標準化する

毎月どのような手順で作成しているのかを整理します。

手順が明確になれば、

他の人でも対応しやすくなります。

システムを活用する

属人化の原因の一つは、

人間が大量の条件を記憶しなければならないことです。

条件管理や公平性の計算をシステムに任せることで、

担当者依存を減らせます。

Pitat-Shiftが目指していること

Pitat-Shiftは、医療機関・介護施設向けのシフト自動作成SaaSです。

私たちが解決したいのは、

「担当者しかシフトを作れない状態」

です。

シフト作成が属人化すると、

担当者の負担が増えるだけでなく、組織全体のリスクになります。

Pitat-Shiftでは、

・希望休

・必要人数

・夜勤配置

・スキル配置

・公平性

などの条件を整理しながらシフト作成を支援します。

さらにExcel運用を活かせるため、現場のやり方を大きく変える必要もありません。

「担当者が頑張る仕組み」から、

「誰でも運用できる仕組み」へ。

それがPitat-Shiftの目指す方向です。

まとめ

シフト作成の属人化は、多くの医療機関や介護施設で起きています。

普段は問題なく見えても、

担当者の異動や退職、休職をきっかけに大きな問題へ発展することがあります。

特に、

・ルールが文書化されていない

・担当者しか分からない

・Excelがブラックボックス化している

という状態は危険です。

組織として安定した運用を続けるためには、

個人の経験や努力だけに頼らない仕組みづくりが欠かせません。

もし現在、

「この人がいないとシフトが作れない」

という状態になっているのであれば、それは改善を検討するべきサインかもしれません。